Þú ert búinn að finna rétta fjölmiðilinn til að koma fyrirtækinu þínu eða vöru á framfæri. Þú hefur jafnvel sett markið á tiltekinn blaðhluta eða þátt, og mögulega ertu með augastað á ákveðnum blaðamanni sem þú heldur að sé treystandi til að skila verkinu vel frá sér.

Þú hefur líka fundið áhugaverða fleti til að gera viðtalið eða fréttina bitastæðari. Svo hefurðu samband með tíu daga fyrirvara eða svo, til að komast örugglega að á þeim tíma sem hentar þér best.

Það eina sem þig vantar er skotheld fréttatilkynning.

 

Að setja saman fréttatilkynningu er ekki alltaf nauðsynlegt, en getur hjálpað þér við að komast að, og auðveldað blaðamönnum að undirbúa gott viðtal eða skrifa skýra og ruglingslausa grein. Hér er hægt að fara nokkrar leiðir:

 

Sumir [óvandaðri] miðlar stunda hálfgerða „copy-paste blaðamennsku“. Þar fer lítill eða enginn tími í að taka viðtöl og endurskrifa textann, ef fréttatilkynningin er brúkanleg, og blaðamaðurinn bara feginn að geta sparað sér vinnu. Ef þig langar að komast að hjá þannig miðli er rétt að skrifa fréttatilkynninguna nánast eins og fulluna grein. Því léttari sem vinnan er fyrir blaðamanninn, því betri eru líkurnar á að þú komist að.

Er vaninn að byrja á nokkrum málsgreinum þar sem efni fréttatilkynningarinnar er sett skýrt fram: hvað var að gerast, eða er að fara að gerast, hvenær, hvernig, hvar og hverjir standa á bak við.

Þar fyrir neðan koma nokkrar beinar tilvitnanir í þann eða þá sem eru í forsvari. Úr þessu getur blaðamaður mjög auðveldlega smíðað stutta frétt, bara með því að ýta á Ctrl+C og Ctrl+V.

Hér er eitt dæmi af handahófi, af vef ráðuneytis, sem sýnir dæmigerðan strúktúr og efnistök. Púnktarnir fremst í tilkynningunni súmmera upp aðalatriðin og beina blaðamanninum að því sem þú vilt að fái mesta athygli.

 

Vandaðri miðlar  láta líka fréttatilkynningarnar duga einar og sér en umorða textann til að vera ekki með greinar sem eru alveg samhljóða þeim sem birtast hjá keppinautunum. Reiknaðu líka með að blaðamaður kann að vilja ná í þig til að fá ítarlegra „kvót“ eða nánari upplýsingar um efnið, jafnvel bara fyrir örstutta frétt. Gættu þess því að láta bæði tölvupóst og farsímanúmer fylgja með, og vertu tilbúinn að svara símanum. Ef þú (eða einhver annar sem er í forsvari) svarar ekki strax gæti blaðamaðurinn ákveðið að skrifa um næsta mál í pósthólfinum í staðinn.

 

Fréttatilkynningin getur líka hjálpað blaðamanni að taka betra viðtal. Tilkynningin getur útskýrt vel um hvað fyrirtækið eða varan snýst, aukið þannig líkurnar á góðum spurningum og dregið úr villum og misskilningi í sjálfri umfjölluninni.

Ekki gleyma svo þessu:

– Fylgdu fréttatilkynningum eftir með símtali, jafnvel bæði á undan og eftir að þú ýtir á „senda“. Ef þú bara sendir tilkynninguna upp á von og óvon færðu kannski stutta frétt birta, en ef þig dreymir um ítarlega umfjöllun er vissara að hringja og reyna að selja einhverjum af holdi og blóði þá hugmynd að gera meira úr efninu.

– Lestu tilkynninguna vandlega yfir áður en hún er send. Láttu jafnvel einhvern annan lesa fyrir þig og athuga hvort eitthvað er misritað eða hvort eitthvað hefur gleymst. Betur sjá augu en auga.

– Inniheldur tilkynningin örugglega upplýsingar um: hvað, hvar, hvenær, hvernig, hvers vegna og hverjir, símanúmer, vefsíður og netföng?

– Láttu farsímanúmer fylgja með, ekki bara borðsíma eða netfang. Blaðamenn hringja á öllum tímum dagsins, alla daga vikunnar. Þeir eru undir tímapressu og vilja helst ekki senda tölvupóst til að fá kannski svar eftir dúk og disk.

– Láttu fylgja með eina eða tvær myndir, ca 1MB að stærð hvor, sem nota má til að skreyta greinina.  Ekki senda risamyndir því þær geta verið þungar í vöfum fyrir tölvur og póstþjóna. Sendu myndirnar sem viðhengi, en ekki sem hluta af megimáli póstsins.

– Ein myndin gæti verið af þeim sem er(u) í forsvari og önnur af vörunni. Fallega teknar myndir (eða vandaðar tölvuteikningar) komast frekar að, fá stærra pláss í prentmiðlum og fanga betur athygli lesenda. Vandaðir fjölmiðlar vilja helst ekki nota lógó sem myndskreytingu. Láttu líka fylgja slóð á fleiri, og stærri myndir, t.d. á Dropbox. Gættu þess að þú eigir birtingarréttinn á öllu myndefninu.