Staðlaðir verkferlar

Ég held ég verði bara að viðurkenna að ég sé smá frumkvöðla-nörd og hafi gaman af því að kafa ofan í allskonar áhugaverða hluti tengt stofnun og rekstri fyrirtækja. Nýjasta æðið mitt sem ég er að nördast yfir eru STAÐLAÐIR VERKFERLAR.

Ég veit... þetta hljómar mjög leiðinlega en staðreyndin er sú að þetta gæti ekki verið meira spennandi ef þú átt og rekur þitt eigið fyrirtæki. Ég vil jafnvel fara svo langt að segja að þetta sé það sem aðgreinir fyrirtæki sem vaxa og dafna frá þeim fyrirtækjum sem staðna og festast í stað.

Það er heldur ekki rétt að staðlaðir verkferlar séu bara fyrir stór og flókin fyrirtæki, því að ég hef séð miklar breytingar á mínum rekstri þótt svo að ég sé eini starfsmaðurinn í fullri vinnu í rekstrinum.

En hvað eru staðlaðir verkferlar? Auðveldasta leiðin til að útskýra það er kannski að segja að það sé "skref-fyrir-skref" lýsing á einhverju verki sem þarf að vinna. Á ensku kallast þetta vanalega SOP's sem stendur fyrir Standard Operiating Procedures.

Að vera með staðlaða verkferla eykur alla skilvirkni innan fyrirtækisins og tryggir að allir geti unnið verkefnið hvort sem það er vanur eða óvanur starfsmaður, eða jafnvel einhver utanaðkomandi geti unnið verkefnið og tryggt þannig að verkin sé alltaf gerð með sama hætti og þar af leiðandi alltaf með sömu útkomunni.

Þegar fyrirtæki fara í gegnum ferilinn við að búa til staðlaða verkeferla þá neyðir það hlutaðeigandi aðila til að skrásetja alla ferla og við það sést oft hvað betur megi fara. Líkt og ég sjálfur fékk að kynnast þegar ég byrjaði að skrásetja verkeferlana, því ég gerði mér grein fyrir því að ég var oft að flækja hlutina og var að taka miklu meiri tíma í hlutina en ég hefði þurft að gera.

Ég kortlagði til dæmis vinnuna fyrir markaðsetninguna hjá mér og tók þá alla ferla skref fyrir skref og ég er núna helmingi fljótari að vinna verkið enda var ég áður alltaf að finn upp hjólið í hvert skipti.

Núna get ég til dæmis sett verkefni í hendur verktaka sem er að vinna hjá mér og sparað mér mikinn tíma í hverri viku. Það er útaf því að ég var til búinn að fara í vinnuna við að kortleggja ferilinn og setja upp verkferlana skref fyrir skref.

Staðlaðir verkferlar eru rosalega gott tæki fyrir ykkur til þess að hámarka afköstin og auðvelda úthýsingu verkefna í hendurnar starfsmanna ykkar. Þetta er líka gott tæki til að láta starfsfólkinu líða eins og það hafi meira vald og áhrif á fyrirtækið að það geti unnið verkefnin án þess að það þurfi að leita til ykkar. Þetta viðheldur líka þekkingunni innan fyrirtækisins og er þá lítið mál að annar taki við verkefninu ef starfsmaður veikist, dettur út eða hættir hjá fyrirtækinu.

Mín helsta hindrun í að byrja nota staðlaða verkeferla í upphafi var að finna út úr því hvernig maður ætti að fara að því að setja upp verkferilinn en ég sá dæmi um flókin skjöl og kerfi á netinu sem gerði þetta mjög fráhrindandi. En það sem ég veit núna er að það þarf alls ekki að vera flókið að setja upp staðlaða verkferla og má t.d. búa þá til með google docs eða einfaldlega taka upp myndband á símann sinn þegar maður vinnur verkið og þar með er búið að skrá verkið og aðrir geta farið eftir því. Svo eru líka til ýmsar hugbúnaðarlausnir sem aðstoða mann en það kemur svo síðar, best að byrja bara á einföldum leiðum. Í dag reyni ég ávallt að setja upp alla staðlaða verkfrela bæði með myndbandi og texta/tjékklista, fyrir mitt fyrirtæki virkar það best.

 

Lykilatriðið er að gera þetta eins aðgengilegt og hægt er og að fara nákvæmt yfir alla ferlana og hafa þetta eins "idiotproof" og hægt er. Einnig er mjög gott að vinna þetta með öllum sem koma að verkefninu en ekki setja upp verkferil að einhverju sem þú ert ekki að vinna að sjálfur.

Staðlaðir verkferlar eru góð leið til þess að bæta virði fyrirtækisins og gera það skalanlegra og auðseljanlegra í framtíðinni.

P.S. Ef þú vilt fræðast meira um staðlaða verkferla og hvernig reka má fyrirtæki með heilbrigðari hætti þá mælum við með vinnustofu fyrir fyrirtækjaeigendur -> https://www.frumkvodlar.is/rekstur